Richtlijnen voor het bewaren en wissen van arbeidsgegevens
OVER DEZE RICHTLIJNEN
Deze richtlijnen ondersteunen het gegevensbeschermingsbeleid van John Mackle (Moy) Ltd en nemen de definities ervan over.
De richtlijnen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat John Mackle (Moy) Ltd persoonsgegevens verwerkt in de vorm van arbeidsgegevens in overeenstemming met de beginselen van de bescherming van persoonsgegevens, met name dat:
- Persoonlijke gegevens mogen alleen worden verzameld voor gespecificeerde, expliciete en legitieme doeleinden. Het mag niet verder worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden.
- Persoonsgegevens moeten adequaat, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat nodig is in verband met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Wanneer persoonlijke gegevens niet langer nodig zijn voor bepaalde doeleinden, worden deze verwijderd of geanonimiseerd zoals bepaald in deze richtlijnen.
- Persoonsgegevens moeten juist zijn en, waar nodig, actueel worden gehouden. Het moet onverwijld worden gecorrigeerd of verwijderd als het onjuist is.
- Persoonsgegevens mogen in een identificeerbare vorm niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt.
- Persoonsgegevens moeten door passende technische en organisatorische maatregelen worden beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
De Data Protection Manager (DPM) is verantwoordelijk voor het toezicht op deze richtlijnen. Eventuele vragen over de werking van de richtlijnen kunt u stellen aan de DPM.
LOCATIE VAN WERKGEGEVENS
De HR-afdeling van John Mackle (Moy) Ltd houdt de arbeidsgegevens bij en er kan contact worden opgenomen met eventuele vragen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens.
INFORMATIE UP-TO-DATE HOUDEN
John Mackle (Moy) Ltd moet ervoor zorgen dat uw persoonlijke gegevens actueel en nauwkeurig zijn.
Wanneer je voor het eerst gaat werken voor John Mackle (Moy) Ltd, registreren we je naam, adres, nabestaanden en contactgegevens. Als een van deze gegevens verandert, dient u de HR-afdeling hiervan op de hoogte te stellen.
Deze bepalingen zijn bedoeld als aanvulling op de rechten van betrokkenen waarnaar wordt verwezen in het gegevensbeschermingsbeleid.
ALGEMENE BEGINSELEN INZAKE BEWARING EN WISSEN
De benadering van John Mackle (Moy) Ltd voor het bewaren van arbeidsgegevens is ervoor te zorgen dat het voldoet aan de gegevensbeschermingsprincipes waarnaar in deze richtlijnen wordt verwezen en , in het bijzonder, om ervoor te zorgen dat:
- Arbeidsdossiers worden regelmatig herzien om ervoor te zorgen dat ze adequaat en relevant blijven en beperkt blijven tot wat nodig is om het u gemakkelijker te maken om voor John Mackle (Moy) Ltd te werken.
- Arbeidsdossiers worden veilig bewaard en beschermd tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Waar van toepassing maakt John Mackle (Moy) Ltd gebruik van anonimisering om identificatie van personen te voorkomen.
- Wanneer records worden vernietigd, of ze nu op papier of in elektronische vorm worden bewaard, zal John Mackle (Moy) Ltd ervoor zorgen dat ze veilig en permanent worden gewist.
BEWAREN EN WISSEN VAN WERVINGSDOCUMENTEN
John Mackle (Moy) Ltd bewaart persoonlijke informatie na wervingsoefeningen om, indien nodig, aan te tonen dat kandidaten niet zijn gediscrimineerd op verboden gronden en dat wervingsoefeningen op een eerlijke en transparante manier worden uitgevoerd.
De privacyverklaring voor kandidaten van John Mackle (Moy) Ltd informeert kandidaten hoe lang John Mackle (Moy) Ltd verwacht hun persoonlijke informatie te bewaren , zodra een wervingsbeslissing aan hen is meegedeeld. Dit zal waarschijnlijk twaalf maanden zijn vanaf de mededeling van het resultaat van de wervingsoefening, waarbij rekening wordt gehouden met zowel de termijn voor het indienen van vorderingen als voor vorderingen die door John Mackle (Moy) Ltd moeten worden ontvangen.
Informatie met betrekking tot succesvolle kandidaten zal worden overgebracht naar hun arbeidsdossier bij John Mackle (Moy) Ltd. Dit zal beperkt zijn tot de informatie die nodig is voor de werkrelatie en, indien van toepassing, de informatie die wettelijk vereist is.
Na een wervingsoefening wordt informatie, zowel op papier als in elektronische vorm, bewaard door de HR-afdeling John Mackle (Moy) Ltd. Vernietiging van die informatie zal plaatsvinden in overeenstemming met deze richtlijnen.
BEWAREN EN WISSEN VAN WERKGELEGENHEIDSBESCHRIJVING
John Mackle (Moy) Ltd houdt rekening met de aanbevolen bewaartermijnen voor bepaalde arbeidsgegevens die zijn vastgelegd in de wetgeving, waarnaar wordt verwezen in de onderstaande tabel. Het houdt echter ook rekening met juridische risico's en kan gegevens tot zeven jaar (en in sommige gevallen langer) bewaren nadat uw dienstverband of werk bij ons is beëindigd.
| Soort dienstverband | Bewaartermijn |
|---|---|
Wervingsgegevens Deze kunnen zijn: Ingevulde online sollicitatieformulieren of cv's. Formulieren voor monitoring van gelijke kansen. Beoordelingsoefeningen of tests. Aantekeningen van interviews en shortlistoefeningen. Pre-employment verificatie van gegevens verstrekt door de succesvolle kandidaat. Bijvoorbeeld het controleren van kwalificaties en het opnemen van referenties. (Deze kunnen worden overgebracht naar het arbeidsdossier van een succesvolle kandidaat.) Controle van strafregisters. (Deze kunnen worden overgebracht naar het arbeidsdossier van een succesvolle kandidaat als ze relevant zijn voor de lopende relatie.) | Twaalf maanden nadat de kandidaten op de hoogte zijn gesteld van het resultaat van de wervingsprocedure, misschien nog eens twaalf maanden voor toekomstige vacatures. De monitoringinformatie wordt 3 jaar bewaard vanaf de aanvraagdatum. |
| immigratiecontroles | Zeven jaar na beëindiging dienstverband. |
| contracten | |
Deze kunnen zijn: Schriftelijke arbeidsgegevens. Arbeidsovereenkomsten of andere overeenkomsten. Gedocumenteerde wijzigingen in de voorwaarden. | Zolang het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na afloop van het contract. |
| CAO's | |
Collectieve arbeidsovereenkomsten en overeenkomsten uit het verleden die gevolgen kunnen hebben voor huidige werknemers. | Elke kopie van een relevante collectieve overeenkomst die in het dossier van een werknemer wordt bewaard, blijft behouden zolang het dienstverband voortduurt en tot zeven jaar nadat het dienstverband is beëindigd. |
| Salaris- en loonadministratie | |
Salaris- en loonadministratie Details over overuren. Bonussen. Uitgaven. Voordelen in natura. | Deze moeten worden bewaard gedurende ten minste drie jaar na het einde van het belastingjaar waarop ze betrekking hebben. Gezien hun potentiële relevantie voor loongeschillen zullen ze echter gedurende zeven jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard. |
PAYE records | Deze moeten worden bewaard gedurende ten minste drie jaar na het einde van het belastingjaar waarop ze betrekking hebben. Gezien hun potentiële relevantie voor loongeschillen zullen ze echter gedurende zeven jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard. |
Salaris- en loonadministratie voor bedrijven | Deze moeten zes jaar worden bewaard vanaf het einde van het boekjaar waarin de betalingen zijn gedaan. Gezien hun potentiële relevantie voor loongeschillen zullen ze echter gedurende zeven jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard. |
Records met betrekking tot gewerkte uren en betalingen aan werknemers | Deze moeten gedurende drie jaar worden bewaard, ingaande op de dag waarop de loonreferentieperiode onmiddellijk volgt op die waarop ze betrekking hebben. Gezien hun mogelijke relevantie voor loongeschillen zullen ze echter gedurende zeven jaar na het einde van de werkrelatie worden bewaard. |
Reizen en verblijf. | Terwijl het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na het einde van het dienstverband. |
Registratie van voorschotten voor abonnementen en leningen aan werknemers | Terwijl het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na het einde van het dienstverband. |
| Personeelsdossiers | |
Waaronder: Kwalificaties/referenties. Toestemmingen voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens. Jaarlijks verlofregistratie. Jaarlijkse beoordelingsrapporten. Disciplinaire procedures. Klachtenprocedures. Aanmeldings- en herroepingsformulieren voor overlijdensuitkeringen. Ontslag, beëindiging en pensionering. | Terwijl het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na het einde van het dienstverband. |
| Gegevens in verband met werktijd | |
Afmelden voor werktijd | Drie jaar vanaf de datum waarop ze zijn ingevoerd. |
Records om naleving aan te tonen, waaronder: Urenstaten voor opt-out werknemers. Gezondheidsrapporten voor nachtwerkers. | Zeven jaar na de relevante periode. |
| Zwangerschapsgegevens | |
Waaronder: Zwangerschapsbetalingen. Datums van zwangerschapsverlof. Periode zonder zwangerschapsuitkering. Zwangerschapsattesten met daarop de verwachte week van bevalling. | Zolang het dienstverband voortduurt en gedurende zeven jaar na afloop van het contract. |
| ongevallenregistraties | |
Deze worden gemaakt met betrekking tot elk te melden ongeval, overlijden of letsel in verband met werk. | Vanaf de datum waarop het rapport is gemaakt en gedurende zeven jaar na afloop van het contract. |